Proses Komunikasi Bisnis

Proses Komunikasi Bisnis

komunikasi Bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan.

A.   KOMUNIKASI BISNIS

1)      Penyampaian pesan bisnis yang disampaikan secara lisan, meliputi penyampaian pesan bisnis melalui:

·         Telepon

·         Interkom

·         Rapat (meeting)

·         Pengarahan atau briefing

2)      Pesan pesan bisnis secara tertulis, meliputi ;

-          Laporan kerja                                              

-          Memo

-          Surat tugas kerja

-          Surat perjanjian kerja

-          Surat pemesanan barang

-          Surat pengaduan (complain letters)

-          Surat edaran umum

-          Surat pengumuman

-          Surat kontrak kerja sama

-          Surat tanggapan

-          Surat penolakan kerja

-          Proposal ekspanasi usaha

B.   PROSES KOMUNIKASI

1.      Proses komunikasi

Menurut Bovee da Thil dalam buku busniess communication today, be proses komunikasi terdiri dari enem tahap, yaitu:

a)      Pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan

b)      Pengirim Mengubah ide menjadi suatu pesan

c)      Pengirim menyampaikan pesan

d)      Penerima menerima pesan

e)      Penerima menafsirkan pesan

f)       Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

2.      Unsur unsur dalam proses komunikasi

·         Sender          : Komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang

·         Encoding      : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang

·         Message       : pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator

·         Media           : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator ke pada komunikan

·         Decoding     :pegawasandian, yaitu proses dimana komunikan menempatkan makna pada lambang yang disampaikan oleh kounikator kepadanya

·         Receiver       : komunikan yang menerima pesan dari komunikator

·         Response     : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima pesan

·         Feedback     : umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaiakan kepada komunikator

·         Noise           : ganguan tak terrencana yang terjadi dalam proses komunikasi                                      sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator  kepadanya

Suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu:

1)      Completensess (lengkap)

2)      Concisensess (singkat)

3)      Consideration (pertimbangan)

4)      Concretensess (konkrit)

5)      Clarity (kejelasan)

6)      Courtessy (kesopanan)

7)      Correctenss (ketelitian)

3.      Munculnya kessalahpahaman komunikasi

a)      Masalah dalam mengembangkan pesan.

b)      Masalah dalam menyampaikan pesan.

c)      Masalah dala menerima pesan.

d)      Masalah dalam menafsirkan pesan.

4.      Pesan- pesan good news dan goodwill

Kualifikasi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis:

5.      Penulisan bad news

Ada dua hal yang harusdiperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini:

a)       Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intinasi dalam menyampaikan bad news mampu memberikan konstribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan – pesanbisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu:

1)      Membantu Audiens mengerti akan bad news yangmerupakan suatu keputusan yang tegas

2)      Membantu Audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

3)      Membantu Audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

b)     Memilih Pendekatan Organisasional

·         Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta pertanyaan yang tanpa beban bagi audiens.

·         Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapaa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaiakn yang sebenarnya, penyampaian alasan efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.

·         Bad News, merupakan hal yang mungkin “ menyakitkan” bagi audiens yang mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.

·         Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata – kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenagkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal – hal berikut ini:

1.      Memahami pesan yang disampaikan

2.      Membantu audiens menerima pesan

3.      Menghemat waktu audiens

4.      Mempermudah pekerjaan komunikator.